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Dynamics Consulting München
Dokumentenmanagement mit SharePoint 2010 – Das geht out-of-the-box!
Dieser Artikel beschreibt die Möglichkeiten zum Dokumentenmanagement in SharePoint 2010 und beantwortet die Frage: Wie kann der Lebenszyklus eines Dokuments von der Erstellung bis hin zur Archivierung in SharePoint 2010 abgebildet werden.
1. Erstellen und Erfassen von Inhalten 2. Dokumente verwalten 3. Dokumente veröffentlichen 4. Dokumente archivieren 5. Dokumente finden 6. Skalierung 7. Fazit
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Warum überhaupt Dokumentenmanagement?
Unternehmen und Organisationen sind mit zunehmendem Maße den gesetzlichen Regularien unterworfen. Diese regeln, welche elektronischen Dokumente und Aufzeichnungen wie lange aufzubewahren sind und wie gut die Aufsichtsbehörden auf diese Daten zugreifen müssen.
Für immer mehr Unternehmen ist dabei vor allem die steigende Menge an unstrukturierten Daten innerhalb ihrer Organisation eine Herausforderung. Da gilt es vor allem das “Chaos” auf lokalen Festplatten, Dateisystemen und in den Emailpostfächern in den Griff zu bekommen. Denn gerade dieses Chaos verhindert, dass eine Organisation diese wertvollen Informationen einsetzt, um die gemeinsame Nutzung von Wissen, eine bessere Kommunikation mit Kunden und eine höhere Prozesseffizienz zu erreichen. Es birgt darüber hinaus auch die Gefahr Informationen und Dokumente nicht gesetzeskonform vorzuhalten. Daher wird die Notwendigkeit eines Enterprise Content Management Systems heute nicht nur in großen Konzernen, sondern auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen erkannt.
Für immer mehr Unternehmen ist dabei vor allem die steigende Menge an unstrukturierten Daten innerhalb ihrer Organisation eine Herausforderung. Da gilt es vor allem das “Chaos” auf lokalen Festplatten, Dateisystemen und in den Emailpostfächern in den Griff zu bekommen. Denn gerade dieses Chaos verhindert, dass eine Organisation diese wertvollen Informationen einsetzt, um die gemeinsame Nutzung von Wissen, eine bessere Kommunikation mit Kunden und eine höhere Prozesseffizienz zu erreichen. Es birgt darüber hinaus auch die Gefahr Informationen und Dokumente nicht gesetzeskonform vorzuhalten. Daher wird die Notwendigkeit eines Enterprise Content Management Systems heute nicht nur in großen Konzernen, sondern auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen erkannt.
Trotzdem werden Dateien heute immer noch gern auf Dateiservern abgelegt, denn dies hat zwei entscheidende Vorteile: Sie sind für den Benutzer einfach und schnell zu bedienen und für Admins ist es einfacher einzelne Dokumente aus Dateisystemsicherungen wiederherzustellen. Dateiserver haben auf der anderen Seite aber auch Nachteile. Dateien, die dort abgelegt werden, werden nicht klassifiziert und enthalten keine Metadaten. Das macht sowohl das Management der Daten, als auch deren Durchsuchung nicht einfach. Schöner wäre es an dieser Stelle doch, wenn man Dokumente kategorisieren und somit bestimmte Eigenschaften und Verhaltensweisen vordefinieren könnte.
Genau hierfür braucht man ein Dokumenten Management System (DMS)! – Klassische DMS-Systeme gibt es mit riesigem Funktionsumfang zahlreich auf dem Markt. Doch schaut man sich die implementierten Lösungen einmal genauer an, werden nur Bruchteile der Funktionen auch tatsächlich genutzt. Zudem wird der erwartete Nutzen nur erzielt, wenn das DMS auch umfassend im täglichen Kerngeschäft Verwendung findet, z.B. für die Teamzusammenarbeit, Indizierung (Suche) und im Rahmen aller Geschäftsvorgänge. Aus diesem Grund geht es nicht nur um die Verwaltung von Dokumenten, sondern auch um Prozesse und Portallösungen. Es gilt den Lebenszyklus eines Dokuments abzubilden. Vereinfacht gesagt geht es um das Erstellen, Verwalten, Bereitstellen, Archivieren und Finden von Inhalten. Genau diese Verwaltungsmöglichkeiten bietet Ihnen SharePoint im Rahmen einer Kollaborationsplattform.
Ein Dokument wird zuerst erstellt, dann gespeichert, dann möglicherweise gemeinsam mit anderen Benutzern bearbeitet und gegebenenfalls von anderen geändert. Sobald eine Version entwickelt wird, muss sie nachverfolgt und organisiert werden. Mit SharePoint kann Ihre Organisation bei jedem Schritt im Lebenszyklus des Dokuments geeignete Richtlinien umsetzen und zentralisierte Repositorys zum Speichern und Verwalten von Dokumenten sowie Bezeichnungen und Barcodes zum effizienten Nachverfolgen von Dokumenten verwenden.
Das Ziel von SharePoint 2010 ist es darüber hinaus die Anwendung von Dokumentenmanagement zu vereinfachen, so dass jeder Mitarbeiter im Unternehmen daran teilhaben kann, somit die Vorteile besser ausgenutzt werden können und den Anteil von unmanaged Content innerhalb des Unternehmens verringert.
1. Erstellen und Erfassen von Inhalten
In SharePoint werden die Daten nicht auf einem Dateiserver, sondern in Datenbanken gespeichert und innerhalb von Bibliotheken organisiert. Diese Bibliotheken sind Verzeichnisse, in denen theoretisch jeder Dateityp erstellt, gespeichert und verwaltet werden kann, einschließlich gescannter Bilder, ZIP-Dateien, Audiodateien und Videomedien. Das entsprechende Template liefert SharePoint bereits mit und ermöglicht somit das einfache Erstellen umfassender Websites zur Dokumentenverwaltung, auch für die Verwaltungsszenarios mit einer komplexen Struktur.
Die Dokumente können beliebig in einer Dokumentenbibliothek abgelegt werden, so können sie zum Beispiel direkt aus einer Office-Anwendung auf dem SharePoint abgelegt, im Webbrowser hochgeladen oder direkt per Email an die Dokumentenbibliothek geschickt werden.
Verwaltete Metadaten
Metadaten beschreiben die Eigenschaften eines Dokuments und sind in SharePoint klassischerweise in Spalten der Dokumentbibliothek definiert. Für die Verwaltung von Dokumenten und auch für die Suche sind Metadaten unerlässlich und umso wichtiger ist es, diese auch gleich bei der Erfassung eines Dokuments in Sharepoint mit einzupflegen.
Das Ziel von SharePoint 2010 ist es, es dem User zu vereinfachen Metadaten einem Dokument oder Item hinzuzufügen. Je mehr Metadaten verfügbar sind, umso besser – daher ist es wichtig dem Anwender hierfür eine Eingabemöglichkeit zu geben, die er vom Look & Feel kennt, die wenig Aufwand bedeutet und möglichst gut im Client integriert ist (Document Information Panel, Content Types, Metadaten-Eingabefelder in den Dokumenten selbst).
Metadaten werden je nachdem, wie ein Dokument in einer Bibliothek abgelegt wird, erfasst. Wird ein Dokument aus einer Bibliothek mit dem Befehl “Neu” erstellt, wird dem Benutzer in der Anwendung der Dokumenteninformationsbereich angezeigt, wo er die Eigenschaften ausfüllen kann.
Dokumenteninformationsbereich
Dokumenteninformationsbereich
Erfassen von Metadaten im Dokumenteninformationsbereich direkt in der Anwendung
Wird ein Dokument in eine Bibliothek hochgeladen, wird der Benutzer aufgefordert in dem sich öffnenden Dialog die Metadaten des Dokuments einzutragen. Erst dann kann das Dokument in der Bibliothek abgelegt werden.
Dialogfenster bei Datei-Upload
Werden mehrere Dokumente parallel hochgeladen (Multiple Upload), wird für das Ausfüllen der Spalten zunächst kein Dialog zur Verfügung gestellt. Die Eigenschaften werden im Nachgang in der Liste eingetragen.
Verwalten von Metadaten in "Office-Backstage”
Mit SharePoint 2010 wurde als neue Funktion der Managed Metadata Service zur zentralen Verwaltung von Metadaten-Management eingeführt, welcher es ermöglicht ein unternehmensweites Metadatenmodell zu definieren und innerhalb der gesamten SharePoint-Farm zur Verfügung zu stellen. Dies war in SharePoint 2007 nur auf Web- bzw. Site-Ebene möglich.
Die Schlüsselwörter und Begriffe werden in einem Term Store gesammelt und in sogenannten Term Sets organisiert, welche insgesamt zur einer hierarchischen Struktur führen.
Dabei unterscheidet man zwei Gruppen von Metadaten: Die Managed Terms stellen in der Regel klassifizierte Metadaten dar, mit denen man auch eine Taxonomie abbildet. Im Normalfall werden sie von Administratoren angelegt und verwaltet. Die Managed Keywords hingegen haben keine Hierarchie und stellen daher eher einer Folksonomie dar. Sie können von allen Benutzern erstellt und hinzugefügt werden. Mit ihnen wird zum Beispiel das klassische Tagging realisiert.
Die Schlüsselwörter und Begriffe werden in einem Term Store gesammelt und in sogenannten Term Sets organisiert, welche insgesamt zur einer hierarchischen Struktur führen.
Dabei unterscheidet man zwei Gruppen von Metadaten: Die Managed Terms stellen in der Regel klassifizierte Metadaten dar, mit denen man auch eine Taxonomie abbildet. Im Normalfall werden sie von Administratoren angelegt und verwaltet. Die Managed Keywords hingegen haben keine Hierarchie und stellen daher eher einer Folksonomie dar. Sie können von allen Benutzern erstellt und hinzugefügt werden. Mit ihnen wird zum Beispiel das klassische Tagging realisiert.
Term Store Management Tool
Beide Metadaten-Gruppen werden im Term Store Management Tool in der Central Administration von SharePoint verwaltet. Dort können sie erstellt, verschoben, gelöscht oder rauch gesperrt werden. Sind mehrere Sprachen für SharePoint installiert, können Terms auch mehrsprachig konfiguriert und verwendet werden.
Einmal erfasste Metadaten können nun effektiv für die Suche, Navigation und Filterung eingesetzt werden. Der Anwender findet mithilfe der metadatenbasierten Navigation und über die Key-Filter schneller die für ihn relevanten Informationen in einer langen Sharepoint-Liste. Und auch für die Einschränkung der Suchergebnisse sind die Navigatoren mehr als hilfreich.
Metadatenbasierte Navigation innerhalb einer Liste
Key-Filter
2. Dokumente verwalten
Sind die Dokumente einmal auf dem Sharepoint abgelegt, wird für den Anwender dadurch das effektive und schnelle Finden durch die integrierte Suche und das zentrale Metadatenmangement, aber auch die gemeinsame Nutzung von Dokumenten im Team ermöglicht. Anwender können Dokumente und Inhalte mittels eines integrierten Ratings auf jeder Dokumentenbibliothek bewerten und somit anderen Benutzern zeigen, welche Informationen für sie besonders hilfreich waren.
In Bezug auf die Inhaltssteuerung und Dokumentenverwaltung stehen dem Anwender vor allem Features wie Enterprise Content Types, Document IDs, Documents Sets, Check-In/-Out, eine umfassende Versionierung und die integrierten Workflows zur Verfügung.
Enterprise Content Types
Üblicherweise existieren in einem Unternehmen immer verschiedene Arten von Dokumenten. So unterscheidet man zum Beispiel zwischen informellen und formellen Inhalten, die jeweils anders zu behandeln und zu verwalten sind. Eine informative Email über ein Teammeeting wird in einem Unternehmen vermutlich anders behandelt, als das daraus resultierende Protokoll oder auch Kundenverträge und Rechnungen von Dienstleistern.
Enterprise Content Types dienen der zentralen Definition von Dokumenttypen bzw. Datensätzen, die in einem Unternehmen existieren und wie mit ihnen verfahren wird. Dabei stellt ein Enterprise Content Typ eine Vorlage dar, welche zum Beispiel schon vordefinierte Metadaten, den Dateityp, angebundene Workflows und Verwaltungsrichtlinien beinhaltet. Diese Vorlagen werden zentral in einer Liste gespeichert und können unternehmensweit in allen Dokumentenbibliotheken wiederverwendet werden.
Enterprise Content Types dienen der zentralen Definition von Dokumenttypen bzw. Datensätzen, die in einem Unternehmen existieren und wie mit ihnen verfahren wird. Dabei stellt ein Enterprise Content Typ eine Vorlage dar, welche zum Beispiel schon vordefinierte Metadaten, den Dateityp, angebundene Workflows und Verwaltungsrichtlinien beinhaltet. Diese Vorlagen werden zentral in einer Liste gespeichert und können unternehmensweit in allen Dokumentenbibliotheken wiederverwendet werden.
Die Benutzer können die in einer Bibliothek zur Verfügung gestellten Inhaltstypen über den Befehl “Neu” auswählen oder den Inhaltstyp auf hochgeladene Dokumente nachträglich anwenden.
Check-In/Out
Dokumentenbibliotheken unterstützen das Sperren von Dateien. Somit können Dokumente zur Bearbeitung ausgecheckt werden, welches währenddessen nicht von anderen Benutzern bearbeitet bzw. geändert werden kann. Dies verhindert das unbeabsichtigte Überschreiben von Arbeitsergebnissen. Wenn ein Dokument ausgecheckt wurde, kann man die Metadatenspalte “ausgecheckt von” nutzen, um zu sehen, wer das Dokument gerade bearbeitet und an wen man sich im Zweifelsfall wenden muss, wenn es erforderlich ist das Dokument wieder zu entsperren.
Beim Auschecken selbst wird eine lokale Kopie in den SharePoint–Ordner “Entwürfe” im Benutzerverzeichnis “Eigene Dateien” gespeichert, bis die Datei wieder auf dem Server eingecheckt wird und es somit auch anderen Benutzern möglich ist, die Änderungen an dem Dokument zu sehen.
Beim Auschecken selbst wird eine lokale Kopie in den SharePoint–Ordner “Entwürfe” im Benutzerverzeichnis “Eigene Dateien” gespeichert, bis die Datei wieder auf dem Server eingecheckt wird und es somit auch anderen Benutzern möglich ist, die Änderungen an dem Dokument zu sehen.
Ein ausgechecktes Dokument wird durch ein kleines grünes Dreieck am Icon gekennzeichnet.
Da diese Funktion von SharePoint sehr wertvoll ist, besteht die Möglichkeit ein explizites Auschecken von Dokumenten für die Bearbeitung zu erzwingen. Diese Option kann über die Einstellungen in der Dokumentenbibliothek selbst ausgewählt werden. Wann immer eine Datei dann im Bearbeitungsmodus geöffnet wird, wird das vorherige Auschecken der Datei erforderlich.
Versionierung
SharePoint bietet eine umfassende Versionierung an, mit welcher sowohl Haupt- als auch Nebenversionen von Dokumenten gespeichert werden und somit auch verschiedene Zugriffsberechtigungen berücksichtigt werden können. Hauptversionen, sind z.B. Versionen, die in der Regel für jeden zugänglich sind. Nebenversionen (Arbeits- oder Zwischenversionen) hingegen sind nicht für jeden sichtbar, sondern nur für diejenigen, die die Dokumente später auch freigegen. Das Schöne hierbei ist, dass Nebenversionen nicht woanders gespeichert werden müssen, sondern z.B. nach einem Freigabeprozess automatisch sichtbar werden.
Versionsverlauf
Die Versionierung kann dazu genutzt werden, um einen Änderungsverlauf eines Dokuments zu dokumentieren und beizubehalten. Im Versionsverlauf eines Dokuments können die früheren Versionen angezeigt und auch gelöscht werden. Mithilfe des Versionsvergleichs in Word können die genauen Änderungen und Unterschiede in Dokumenten nachverfolgt werden. Dazu verwendet die Vergleichsfunktion in Word die Verbindung des Dokuments zur Dokumentenbibliothek um Informationen zu früheren Versionen anzuzeigen, d.h. der Benutzer muss hierzu nicht erst zum Speicherort auf den Sharepoint wechseln.
Bei der Versionierung ist jedoch wichtig zu wissen, dass sowohl bei Haupt- als auch Nebenversionen jeweils eine vollständige binäre Kopie in der Datenbank abgelegt wird. Es sei denn, ein Dokument wurde zur Bearbeitung ausgecheckt, dann werden die Änderungen in derselben Version abgespeichert. Daher ist es sinnvoll, vorher eine Versionsgrenze in SharePoint festzulegen und somit die Anzahl der möglichen Versionen einzuschränken.
Bei der Versionierung ist jedoch wichtig zu wissen, dass sowohl bei Haupt- als auch Nebenversionen jeweils eine vollständige binäre Kopie in der Datenbank abgelegt wird. Es sei denn, ein Dokument wurde zur Bearbeitung ausgecheckt, dann werden die Änderungen in derselben Version abgespeichert. Daher ist es sinnvoll, vorher eine Versionsgrenze in SharePoint festzulegen und somit die Anzahl der möglichen Versionen einzuschränken.
Workflows
Workflows werden in SharePoint verwendet, um zu definieren, wie die Dokumente behandelt werden, um den Standardgeschäftsprozessen im Unternehmen, aber auch den gesetzlichen Regularien zu entsprechen. SharePoint bringt standardmäßig sechs serielle und parallele Workflows mit, es können aber auch benutzerdefinierte Workflows erstellt und einer Dokumentenbibliothek zugeordnet werden.
Die hier verwendeten Workflows basieren alle auf der Windows Workflows-Foundation und stellen somit keine explizite Sharepoint-Funktion dar, sondern sie sind vielmehr ein Plattform-Feature des .NET-Frameworks. Workflows können somit individuell mit den beiden Entwicklerwerkzeugen SharePoint Designer 2010 (keine Programmierkenntnisse nötig) oder Visual Studio 2010 implementiert und in SharePoint-Applikationen integriert werden.
Einen entscheidenden Anteil im Lebenszyklus eines Dokuments nehmen die einzelnen Schritte ein, die ein Dokument durchläuft: Von seiner Erstellung, über die Genehmigung bis hin zu seiner Veröffentlichung. Üblicherweise wurden diese Schritte bisher immer gern per Email realisiert. Dies hat jedoch den Nachteil, dass diese Schritte immer wieder manuell angestoßen werden müssen, dadurch mehrfache Kopien des Dokuments entstehen, die weitergeleitet werden, der Status nicht richtig nachverfolgt werden kann und man schlussendlich das Dokument auch manuell an seinem endgültigen Speicherort ablegen muss. Mit SharePoint kann dieser Prozess automatisiert und somit sichergestellt werden, dass er den Standardprozessen im Unternehmen entspricht.
Sobald ein Workflow gestartet wird, erzeugt er Statuseinträge, welche in einer Workflowverlaufsliste aufgezeichnet werden. Während ein Workflow noch läuft, kann ein Bericht über den aktuellen Status angezeigt werden.
Zudem sind Workflows auch fest in die Office-Clientanwendungen integriert, so dass die Benutzer die Prozesse auch direkt von dort starten und anzeigen können.
Die hier verwendeten Workflows basieren alle auf der Windows Workflows-Foundation und stellen somit keine explizite Sharepoint-Funktion dar, sondern sie sind vielmehr ein Plattform-Feature des .NET-Frameworks. Workflows können somit individuell mit den beiden Entwicklerwerkzeugen SharePoint Designer 2010 (keine Programmierkenntnisse nötig) oder Visual Studio 2010 implementiert und in SharePoint-Applikationen integriert werden.
Einen entscheidenden Anteil im Lebenszyklus eines Dokuments nehmen die einzelnen Schritte ein, die ein Dokument durchläuft: Von seiner Erstellung, über die Genehmigung bis hin zu seiner Veröffentlichung. Üblicherweise wurden diese Schritte bisher immer gern per Email realisiert. Dies hat jedoch den Nachteil, dass diese Schritte immer wieder manuell angestoßen werden müssen, dadurch mehrfache Kopien des Dokuments entstehen, die weitergeleitet werden, der Status nicht richtig nachverfolgt werden kann und man schlussendlich das Dokument auch manuell an seinem endgültigen Speicherort ablegen muss. Mit SharePoint kann dieser Prozess automatisiert und somit sichergestellt werden, dass er den Standardprozessen im Unternehmen entspricht.
Sobald ein Workflow gestartet wird, erzeugt er Statuseinträge, welche in einer Workflowverlaufsliste aufgezeichnet werden. Während ein Workflow noch läuft, kann ein Bericht über den aktuellen Status angezeigt werden.
Zudem sind Workflows auch fest in die Office-Clientanwendungen integriert, so dass die Benutzer die Prozesse auch direkt von dort starten und anzeigen können.
Document IDs
Während des Lebenszyklus eines Dokuments wird dieses meist sehr häufig verschoben und an einem anderen Speicherort abgelegt, z.B. wenn ein Dokument auf der MySite erstellt wurde und dann auf eine andere Seite publiziert wird.
Document ID-Metadatenspalte
Um das Dokument dennoch schnell wiederzufinden und besser verwalten zu können, hat man in SharePoint 2010 die Document IDs eingeführt. Diese sind für jedes Dokument eindeutig, werden als eigene Metadatenspalte angezeigt und wandern mit dem Dokument mit. Das Format der IDs kann konfiguriert werden, es können sogar durch die Document Management API eigene Generatoren angebunden werden.
Über das Document ID Lookup Box Web Part kann nach den IDs und somit nach den Dokumenten gezielter gesucht werden.
Document ID Lookup Box Web Part
Document Sets
Document Sets sind ebenfalls ein ganz neues Feature in SharePoint 2010 und könnten mit einer elektronischen Akte verglichen werden.
Sie speichern und behandeln eine Sammlung von Dokumenten, wie ein einzelnes Item, das macht das Handling mehrerer gleicher Dokumente einfacher. Im Grunde ist ein Document Set nicht anderes als ein SharePoint-Ordner. Document Sets erben auch von der Klasse “SPFolder”, erhalten jedoch erweiterte Funktionen, wie z.B. geteilte Metadaten, eine gemeinsame Welcome Page, verschiedene Dokumenten-Templates können als Content Tyes hinzugefügt werden, Versionierung, Workflows, Portabibility (Download, Upload, Send to…).
Für Document Sets selbst können auch eine spezielle Art von Content Types definiert werden. In diesen wird festgelegt, welche anderen Content Types in diesem Set vorgehalten werden sollen sowie welche Welcome Page genutzt werden soll.
Die Versionierung des Sets ist unabhängig von deren Inhalten, beide interoperieren aber miteinander. Der Lebenszyklus eines Dokumentsets ist u.U. länger als die dort enthaltenen Dokumente, zudem mehr komplex, daher ist eine eigenständige Versionierung hier sehr hilfreich, um die Komplexität besser zu managen. Die Version eines Document Sets beinhaltet die bis dato aktuellen Metadaten, Eigenschaften, Kommentare sowie die Versionsnummern der darin enthaltenen Dokumente.
Sie speichern und behandeln eine Sammlung von Dokumenten, wie ein einzelnes Item, das macht das Handling mehrerer gleicher Dokumente einfacher. Im Grunde ist ein Document Set nicht anderes als ein SharePoint-Ordner. Document Sets erben auch von der Klasse “SPFolder”, erhalten jedoch erweiterte Funktionen, wie z.B. geteilte Metadaten, eine gemeinsame Welcome Page, verschiedene Dokumenten-Templates können als Content Tyes hinzugefügt werden, Versionierung, Workflows, Portabibility (Download, Upload, Send to…).
Für Document Sets selbst können auch eine spezielle Art von Content Types definiert werden. In diesen wird festgelegt, welche anderen Content Types in diesem Set vorgehalten werden sollen sowie welche Welcome Page genutzt werden soll.
Die Versionierung des Sets ist unabhängig von deren Inhalten, beide interoperieren aber miteinander. Der Lebenszyklus eines Dokumentsets ist u.U. länger als die dort enthaltenen Dokumente, zudem mehr komplex, daher ist eine eigenständige Versionierung hier sehr hilfreich, um die Komplexität besser zu managen. Die Version eines Document Sets beinhaltet die bis dato aktuellen Metadaten, Eigenschaften, Kommentare sowie die Versionsnummern der darin enthaltenen Dokumente.
Document Set
Sicherheit von Dokumenten
Mithilfe des Benutzer- und Rollenkonzept können die Berechtigungen in SharePoint sehr gut abgebildet und zudem auch noch sehr feingranular vergeben werden. Standardmäßig werden die Berechtigungen der jeweiligen Dokumentenbibliothek auf die darin enthaltenen Dokumente vererbt. Jedoch kann die Vererbung auch gebrochen werden, indem individuelle Berechtigungen für ein einzelnes Dokument festgelegt werden. Somit können Dokumente innerhalb von SharePoint-Dokumentenbibliotheken sehr gut vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden.
Wenn ein Dokument jedoch auch außerhalb von SharePoint zuverlässig vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden soll, kommen die Rights Management Services (RMS) ins Spiel. Diese gehen über die Schutzmechanismen von SharePoint hinaus, in dem sie das Dokument verschlüsseln und die Sicherheitseinschränkungen direkt auf dem Dokument anwenden. Somit kann ein Dokument, auch außerhalb von SharePoint, nur von berechtigten Personen geöffnet werden, die vom RMS-Server entsprechend autorisiert wurden. Alle anderen Benutzer werden blockiert.
3. Dokumente veröffentlichen
Sobald die Bearbeitung eines Dokuments abgeschlossen ist und die endgültige Version vorliegt, kann das Dokument mit der in Office Client integrierten Funktion “Als abgeschlossen kennzeichnen” bzw. “Mark as final” entsprechend markiert werden. Sobald ein Dokument als endgültig deklariert wird, wird es schreibgeschützt und alle Bearbeitungsbefehle werden deaktiviert. Diese Funktion ist jedoch mehr symbolisch und dient nicht als Sicherheitsmaßnahme, da jeder Benutzer mit Editierrechten in der Lage ist, diesen Zustand wieder aufzuheben.
Doch dieser Zustand kann genutzt werden, um ein Dokument zu kennzeichnen, dass es nun zur Genehmigung vorgelegt oder zur Veröffentlichung freigegeben werden kann.
Für die Genehmigung und Veröffentlichung von Dokumenten gibt es in Dokumentenbibliotheken bereits einen integrierten Workflow zur Inhaltsgenehmigung, der es ermöglicht alle Dokumente in den Zustand “Ausstehend” zu versetzen, bis sie von einer berechtigten Person genehmigt und somit freigegeben wurden. Sobald die Inhaltsgenehmigung auf einer Bibliothek aktiviert ist, befinden sich alle Änderungen eines Dokuments im Entwurfsmodus und sind für Benutzer, die nur über Leseberechtigungen verfügen, nicht sichtbar. Erst wenn die Dokumente genehmigt und somit veröffentlicht wurden, können alle Benutzer die Änderungen sehen.
Für die Genehmigung und Veröffentlichung von Dokumenten gibt es in Dokumentenbibliotheken bereits einen integrierten Workflow zur Inhaltsgenehmigung, der es ermöglicht alle Dokumente in den Zustand “Ausstehend” zu versetzen, bis sie von einer berechtigten Person genehmigt und somit freigegeben wurden. Sobald die Inhaltsgenehmigung auf einer Bibliothek aktiviert ist, befinden sich alle Änderungen eines Dokuments im Entwurfsmodus und sind für Benutzer, die nur über Leseberechtigungen verfügen, nicht sichtbar. Erst wenn die Dokumente genehmigt und somit veröffentlicht wurden, können alle Benutzer die Änderungen sehen.
4. Dokumente archivieren
Für die Archivierung in SharePoint 2010 steht eine verbesserte Datenarchiv-Webseite zur Verfügung. Diese dient in erster Linie als Speicherort für die offiziellen Kopien aller Datensätze innerhalb einer Organisation und sollten im Datensatz-Repository nie geändert werden.
Dateiarchiv-Webseite
Daher ist es auch empfehlenswert die Datenarchiv-Webseite in einer separaten Webapplication zu hosten. Auf diesem Weg wird eine vollständige Trennung der Sicherheit zwischen dem Datenarchiv und anderen Webseiten gewährleistet. Darüber hinaus wird auch eine separate SQL Server-Datenbank verwendet, welche es auch ermöglicht, dass das Datensatz-Repository nach einem anderen Plan gesichert und wiederhergestellt werden kann, als die übrigen Webseiten.
Einrichten eines Datenarchivs
Die Datenarchiv-Webseite enthält für ihren Zweck mehrere spezialisierte Features: Eine Datensatzroutingliste, welche regelt an welche Dokumentenbibliothek eine Datei oder ein bestimmter Inhaltstyp bei dessen Archivierung gesendet werden soll. Darüber hinaus enthält sie verschiedene Listen, welche z.B. einen möglichen Haltestatus einer Datei managen oder welche zum Speichern abgesendeter Email-Datensätze dienen. Des weiteren sind standardmäßig mehrere Dokumentbibliotheken enthalten, welche z.B. nicht klassifizierte Datensätze oder Datensätze mit fehlenden Eigenschaften vorhalten.
Bsp.: Routing-Regel
Die gebräuchlichste Methode, um ein Dokument an das Datenarchiv zu übermitteln, ist der Befehl “Senden an” im Kontextmenü des Dokuments. Dieser Befehl ruft den Datensatz-Repository-Webservice auf, um ihm die binäre Kopie der Datei zusammen mit den Metadaten und Überwachungsverlauf zu übergeben und im Repository entsprechend der hinterlegten Routingregeln in einer Dokumentenbibliothek abzulegen.
In den Dokumentenbibliotheken des Datenarchivs werden automatisch mit der ersten Datenübermittlung zwei Ordner angelegt: Überwachungsverlauf und Eigenschaften. Sobald eine Datei an das Archiv gesendet wird, werden alle Überwachungsinformationen und Metadaten in XML-Dateien verpackt und zusammen mit dem Dokument übermittelt. Die beiden XML-Dateien werden im Archiv in den entsprechenden Ordnern und das Dokument selbst direkt in der Dokumentenbibliothek abgelegt.
Neben den Dateien aus SharePoint-Dokumentenbibliotheken, können auch Emails direkt aus Outlook oder Exchange in das Archiv verschoben werden. Dies muss jedoch auf beiden Seiten entsprechend konfiguriert werden.
Mithilfe der neuen Location-based und mehrstufigen Policies in 2010, ist die Archivierung sowohl für den Benutzer als auch für die IT einfacher und transparenter geworden. So kann die IT mit den Location-based Policies sicherstellen, dass die richtigen Regeln und Richtlinien auch auf den dazugehörigen Archiven angewendet werden und Benutzer nicht fürchten müssen, dass ihre Dokumente falsch geroutet werden. Die mehrstufigen Policies werden an dieser Stelle auch komplexeren Archiv-Anforderungen gerecht.
Mithilfe der integrierten Workflowfunktionalität können Archivierungsprozesse nach den gesetzlichen Richtlinien und Regularien festgelegt und automatisiert werden. Die Gültigkeit von Dokumenten wird durch Ablaufrichtlinien gesteuert und eingebaute Überwachungsfunktionen protokollieren den Zugriffverlauf. Dabei werden nicht nur die Zugriffe und Vorgänge der Benutzer protokolliert, sondern auch die Aktionen von SharePoint sowie von benutzerdefinierten Applikationen und Webservices. Dabei erhalten nur die Mitarbeiter Zugriff auf vertrauliche Informationen, die dazu auch berechtigt sind, hierbei unterstützt Sie einerseits das Sicherheitskonzept von SharePoint, andererseits schützt Information Rights Management die Dokumente vor unberechtigtem Zugriff.
5. Dokumenten finden
In dem bereits veröffentlichten Blogeintrag “Suchen und Finden mit SharePoint 2010” können Sie nachlesen, wie sich Informationen mithilfe von SharePoint effektiv finden lassen. An dieser Stelle soll auf die Suchmöglichkeiten innerhalb von SharePoint nicht weiter eingegangen werden.
6. Skalierung
Bei SharePoint 2007 sprach man noch die Empfehlung aus nicht mehr als 2000 Dateien und Ordner pro Liste zu speichern. Der SQL Server kann zwar potenziell Millionen von Dokumenten beinhalten, doch zugunsten der Performance sollten es nicht mehr als 2000 Einträge pro Ansicht sein.
In SharePoint 2010 ist das kein Thema mehr. Eine Skalierung von Millionen von Einheiten pro Ordner, Bibliothek oder Archiv-Szenario sind kein Problem. Dank der neuen Endbenutzer-Features für hohe Skalierungen, wie z.B. Metadaten Pivots, Filter und Content Organizer, aber auch Dinge wie ein verbundener Index, ein automatisches Index-Management und die Möglichkeit der Drosselung der Anfragen bei angehenden Überlastungen unterstützen die Hochskalierung.
Darüber hinaus unterstützt SharePoint 2010 mit SQL Server 2008 die Nutzung von Remote BLOB Storage, wie z.B. EMC Centera, NetApp SnapManager. Auf diese Weise können auch bestehende ECM- und Archivsysteme ganz einfach an SharePoint angebunden werden und z.B. Daten mithilfe der Datenarchiv-Webseite dorthin für Archivszenarien geroutet werden. Dies spart Speicher-Kosten vor allem für Deployments, welche größer als 5 TB sind und bietet darüber hinaus auch weniger Betriebskosten für Fehlertoleranz, Backup/Restore und Geo-Replication.
Um Hunderte Millionen Daten archivieren zu können, wird ein partitioniertes Archivsystem, verteilt auf mehrere Datenbanken und Seiten gebraucht. SharePoint 2010 beinhaltet Funktionen zur Sicherstellung eines zentralisierten Managements dieser verteilten Daten, wie z.B. die Enterprise Content Types und Policy Services, gemeinsame Content Types, welche Site Collection-übergreifend genutzt werden können und eine zentralisierte e-Discovery-Suche über alle Seiten hinweg ermöglichen.
Fazit
SharePoint ist Microsofts Businessplattform für Zusammenarbeit im Unternehmen und im Web und bringt im Bereich DMS mit der neuen Version SharePoint 2010 jede Menge neuer Features und Funktionen für das Enterprise-Umfeld mit. Das Dokumentenmanagement mit SharePoint wird für den Benutzer noch anwendungsfreundlicher, es integriert sich auf Wunsch in das tägliche Kerngeschäft, ermöglicht gleichzeitig die Teamzusammenarbeit, aber auch die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Darüber hinaus können die SharePoint-Funktionen durch eigene Applikationen, aber auch durch zahlreiche Partnerlösungen noch weiter veredelt und somit auf die individuellen Anforderungen angepasst werden.
Posted in: Sharepoint als DMS
